Organisation d'une manifestation equestre

Bonjour

Tout dépend aussi de "l'importance" que vous voulez donner à cette "journée du cheval".

Par exemple :
- toute la journée ?
- demi-journée ?
- vous cherchez des sponsors, auront-ils loisir d'exposer ?
- vous prévoyez des points "repas" ou "boisson" ?
- des places pour expositions ?
- stand photos souvenirs (voir avec un photographe pro, c'est mieux) ?

Vous devez voir ce que vous voulez faire au juste ensuite il faut :
- prendre contact avec les futurs exposants (voitures, van, matériel équestres et autres) et savoir s'ils veulent participer (sponsors).
- prendre contact avec une friterie mobile ou pizza mobile ou voir les dispositions pour vous proposer un stand
- si vous souhaitez mettre en place des stands de jeux (un peu comme à la foire) il faut voir le matos nécessaire.

L'intérêt d'exposants c'est que par exemple, on peut leur proposer un espace gratuit (vu que vous avez de la place) en échange de participations (soit par cadeau, soit financière pour la mise en place de tout = sponsors)

Une fois ces étapes faites, il faut faire un topo pour la mairie (pour la FFE je sais pas du tout) mais aussi pour les assurances et voir s'il y a des consignes niveaux sécurité (voir avec les pompiers qui peuvent vous aidez dans l'organisation, voir vous conseillez en venant voir sur place). Ils vous diront, suivant la fête et les activités, s'il est nécessaire ou non d'avoir, un coin infirmerie, des secours sur place... (par contre la boite à pharmacie de secours, le brancard et le coin infirmerie, en principe sont obligatoire)

Sinon, il faudrait voir avec quelqu'un qui se débrouille bien, si vous organisez "la découverte" avec des actions "bâptème du poney) avec un bon pc et proposer des "certificats découvertes" (un peu comme un diplôme, surtout pour les plus jeunes, cela fait un beau souvenir). = surtout ne pas oublier d'avoir des bombes et assé d'accompagnateurs, surtout pour le côté sécurité et assurance)

Une fois que l'idée est bien montée, faire un petit document et imprimer pour le distribuer (avec le concours des autres cavaliers) dans tous les quartiers possible.

Vous devez surtout travailler la répartition du travail, un bon "cahier des charges" et que chacun fasse bien sa part pour éviter que plusieurs personnes ne se focalisent sur la même chose et que d'autres point soit négligés

Bon courage et bravo
(on va attendre l'avis d'autres)

Merci pour ta réponse je vais essayer de repondre. Nous en sommes au debut donc rien de bien defini mais quand meme une belle idée :

- se serait a la journée
- les sponsors, auront evidemment le loisir d'exposer.
- pour les points de restauration nous pensions contacter des "camions" indépendants,nous leurs louerons l'emplacement ( combien a la journée ?)
- il y aura beaucoup de place pour les expositions.
- stand photos souvenirs => excellente idée j'ai un ami photographe.


- les sponsors prévus nous en aurions 3 de sur ( selleries, location de van)
- nous ne savons pas comment se passe la mise en place de stand de jeu. Vers qui se tourner ?


La presence des pompiers est en effet necessaire. Il faut constituer un dossier a présenter a la mairie ?
On doit, j'imagine présenter le projet, le nombre de participants ( comment le definir ? nous aimerions que les cavaliers puisse venir avec leurs chevaux, organiser un petit concours, des trajets de trec ..)

je vais voir pour les assurances, les diplomes pour le bateme poney sont obligatoires ?
Nous allons faire des flyers + affiches.
Pour vous, combien de temps pour assurer un projet de ce genre qui se tiens comme il faut?

merci

Pour des stands de jeux, je pensais à des trucs sympas, que l'on fait avec peu de matos.
Il n'est ps toujours nécessaire de faire compliquer pour que les gens s'amusent.

Des balles de foins pour faire la table (ou contoire) il suffit
- de récupérer des boites de conserves vide, on y met du sable ou de la terre pour stabiliser
- de mettre des vieux morceaux de tissus dans des bas ou collant (ou chaussettes en bas) = cela fait une boule.
Et voilà un stand d'adresse.

Un deuxième, en longueur, au sol
- des pieux dans la terre et on lance des fer à cheval

Une grande cuve avec de l'eau, tu y places des pommes et les participants doivent les attraper avec les dents.

des jeux simples et sympas, qui contrairement aux idées reçues, amusent encore beaucoup.

Pour les lots (qui restent facultatifs, il s'agit surtout de s'amuser), là cela va dépendre de votre budget, mais une collecte auprès des sponsors, de la cavalerie, ça le fait en générale.


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Pour les diplômes, du "batèmes poney" non rien d'obligatoire, mais cela fait plaisir aux plus jeunes

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Pour ce qui est des concours équestres et le trec, la je dois dire, que je m'en suis jamais occupée moi-même. Il faut quelqu'un qui sache étudié en fonction du niveau de la cavalerie. On ne s'improvise pas pour faire (en toute sécurité) des parcours de trec ou des concours équestres.

Là tu dois voir avec une personne qui a les connaissances pour, car si le trajet et mal préparé et ne convient au niveau des participants, il peut y avoir des accidents.

quana a écrit le 26/04/2014 à 10h00: Les propriétaires de la pension ont pour projet d'organiser une manifestation equestre, une "fete du cheval" a la pension ( champ de plusieurs hectares). Nous serions environ 7 pour la gestion. J'aimerais savoir si vous saviez par qu'elles etapes penser, quoi ne pas oublier ? Je pense qu'il faut demander l'autorisation de la mairie et surement du prefet ? Doit-on appeller la FFE ? Il faut prévoir la securité civile, un marechal, un veto sur place. Ils veulent trouver des sponsors, comment ça se passerait ? Pour le parking il faut surement quelqu'un qui place .. Si vous avez deja organisé ou participé a l'organisation d'une manifestation equestre je vous ecoute, je prend tout

Tout dépend du " statut " de la pension et des ASSURANCES qu' ont souscrit les responsables

Tous les ans dans ma commune nous organisons une fête du cheval avec animation l'après midi et balade le matin en demandant aux cavaliers de trouver des balises. Nous sommes un petit groupe de 5 personnes et nous sommes couvert par la mairie. C'est elle qui prévient le préfet et fait marcher l'assurance en cas de soucis.
Nous nous commençons par mettre en place un "règlement" du style "tous les cavaliers doivent monter avec une bombe, les mineurs doivent être accompagné d'un majeur" etc
On met aussi en place une feuille avec des numéros d'urgence pour les cavaliers qui partent en balade. Sur les parcours de balade plusieurs personnes sont sur les chemins pour aider les cavaliers perdus.
Le matin on prévoit de servir un chocolat chaud ou un café, c'est toujours apprécié par les cavaliers (penser à un barnum si il pleut). Le midi on met à disposition des tables pour que les randonneurs mangent.
L'après midi on veille au bon déroulement des animations, à faire rentrer les bons cavaliers sur la carrière par exemple.
Il faut penser à prévoir un endroit pour attacher les chevaux et leur fournir de l'eau. Les toilettes sont appréciés aussi. Sur le parking pensez à un endroit réservé aux camions et aux vans.
Sur la place nous avons aussi un mini vide sellerie, les vendeurs nous confient leurs biens et c'est les bénévoles qui vendent.
Je pense que j'oublie forcément des choses mais l'organisation est lourde pour nous, bon courage

quana a écrit le 26/04/2014 à 10h57: La presence des pompiers est en effet necessaire. Il faut constituer un dossier a présenter a la mairie ? On doit, j'imagine présenter le projet, le nombre de participants ( comment le definir ? nous aimerions que les cavaliers puisse venir avec leurs chevaux, organiser un petit concours, des trajets de trec ..) je vais voir pour les assurances, les diplomes pour le bateme poney sont obligatoires ? Nous allons faire des flyers + affiches. Pour vous, combien de temps pour assurer un projet de ce genre qui se tiens comme il faut? merci

Je ne vais pas pouvoir répondre à tes questions concernant l'organisation d'une fête du cheval, par contre, je m'occupe de plusieurs hippodromes, et lors des courses, nous n'avons jamais les pompiers. Par contre, nous avons des ambulanciers (2 ambulances obligatoires lors des courses PMU, 1 seule seulement le reste du temps), un médecin, un vétérinaire et un maréchal-ferrant. C'est la société des courses qui nous l'impose.

Pour les animations avec les enfants, nous proposons à chaque fois des balades à poneys et c'est quelqu'un de diplômé qui les encadre. En l’occurrence pour nous, ce sont des moniteurs qui encadrent, car nous faisons appel à des clubs pour la location des poneys.
Nous montons également des structures gonflables et un diplômé du BAFA est obligé de surveiller.

Nous avons bien évidemment des assurances bien spécifiques, mais aussi des assurances pour les bénévoles les jours de courses et lors des préparations. On ne sait jamais ce qui peut arriver !


Organiser des courses est un travail de longue haleine, mais relativement simple, car tout est répétitif d'années en années et tout est bien encadré par le Cheval français.
Par contre, je dirais tout de même que ça demande une année de préparation. Ma prochaine course est mi-mai et depuis l'été dernier, nous travaillons dessus : recherche de sponsors, préparation de la communication, entretien et modernisation de l'hippodrome, recherche d'animations, etc, etc.

Par contre, il va vous falloir trouver des bénévoles, car à 7, ça me semble très très juste d'organiser un "gros" événement.

je vous en dirai plus avec l'avancée du projet. Pour l'instant on pensait que moins de 10 benevoles "serieux" etait largement suffisant. On verra, le nombre pourra augmenter si besoin. Pour ce qui est des animations proposées, merci a "topchevaux" pour les idées ! je n'avais meme pas pensée que l'on pouvait faire, finalement, nos stands seuls.
Je vais surtout voir au niveau des assurances.
La date serait fixée l'an prochain. Nous pensions a mi juin, car fin juin il y a le bac, juillet les eurockeenes chez nous et aout vacances donc peu de monde.
Merci pour vos reponses/avis ça aide a mieux dessiner et definir le projet