Organisation d'une fête du cheval

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Sonntag

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Organisation d'une fête du cheval
Posté le 23/10/2021 à 13h31

Bonjour à vous

Jusqu'en 2017, une "fête du cheval" était organisée dans mon village en plein milieu de l'été. Il y avait au cours de l'après-midi des démonstrations de plein de disciplines équestres (attelage, voltige, saut d'obstacles, dressage, roller-joering ...) ainsi qu'un défilé dans les rues.
Les cavaliers ou meneurs du coin pouvaient venir avec leurs chevaux, le terrain qu'on utilisait (communal) était et est toujours doté d'une carrière en herbe, de paddocks ainsi que d'espace autour pour évoluer, monter des obstacles de pleine nature ou autre.
La journée était clôturée par un repas-concert et un spectacle équestre, pour donner un peu une idée de ce qui était fait.

J'ai participé à la mise en place de l'édition 2016 puis à la préparation de celle de 2017 sans pouvoir y participer, puisque c'est tombé juste au moment où je suis partie à 600km pour le boulot. Depuis, plus rien n'a été organisé, à mon plus grand dam ainsi que celui de plusieurs cavaliers du coin.

Je commence à voir pour relancer ça (la partie spectacle et concert en moins, le budget est clairement beaucoup trop élevé), à condition de trouver suffisamment de personnes motivées histoire de ne pas me crever à la tâche.

Plusieurs points me chiffonnaient et me chiffonnent toujours, sur des détails très basiques mais pour moi incontournables, et c'est plus pour cette partie-là que je fais appel à vous.
Niveau assurances, je suppose qu'il y a besoin de quelque chose, mais quoi ? Une responsabilité civile ? Y a-t-il des assurances spécialisées pour les associations ?
Il y aurait certainement des moniteurs et Bpjeps présents, seraient-ils tenus pour responsables s'ils sont membres de l'association ?
Les participants au défilé et aux présentations doivent-ils faire partie de l'association ?

Niveau sanitaire, quelles sont les obligations ? Il me semble que c'est considéré comme un rassemblement de chevaux, donc que je dois suivre les instructions données par l'IFCE ? En terme de contraintes sanitaires pour les chevaux, quelles sont-elles (notamment vaccins) ?

Niveau sécurité pratique, comment savoir si les gens et chevaux qui viennent sont "fiables" et ne risquent pas a priori de causer de troubles ou accidents ? Bref qu'on ne se retrouve pas avec des pimpins absolument pas maîtres de leur monture qui tape, mord et joue les étalons sauvages ?

Je n'ai sans doute pas pensé à tout, ceux qui ont déjà organisé concours, regroupement ou événement avec des chevaux, y a-t-il des points de vigilance à ne pas oublier ?

Ça me permettrait de mieux anticiper ce qui m'attendrait, de chiffrer ce que ça coûterait et d'être carrée sur tous les plans !

Merci beaucoup pour votre aide et toutes vos remarques

Quiebro13

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Posté le 23/10/2021 à 15h37

Dans ma commence c'est le club taurin qui s'occupait de ça (en somme une annexe du comité des fêtes)

Budget de la mairie + recettes des événements précédents

Niveau assurance aucune idée là pour le coup

Pour les représentations des intervenants extérieurs professionnels et déclarés étaient payé

Pour la partie défilé, la sécurité était assurée par la police municipale mais oui clairement tu pouvais te retrouver avec des cavaliers et des chevaux clairement dangereux !

Et ça tu ne peux ni le prévoir ni l'anticiper

Attention aussi au mesures sanitaires liées au covid c'est une très grosse contrainte mon père qui est président d'un comité des fêtes s'arrache les cheveux depuis 2 ans

Sonntag

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Posté le 23/10/2021 à 16h21

quiebro13 Pour le budget, les précédentes étaient financées par les membres de l'association et quelques entreprises "mécènes", aucune subvention, d'où le fait que le spectacle ne soit pas à l'ordre du jour (pour le moment). C'est aussi une très grosse contrainte et énormément de travail juste pour cette partie !

Pour la sécurité, c'est la gendarmerie qui assurait ca, bloquait la route et repoussait si besoin les badauds.
Pour les chevaux/cavaliers dangereux, si on se rend compte qu'il y en a, comment les "inviter gentiment" à partir ou ne pas venir (si c'est connu d'avance) ?

Pour la covid, la prochaine édition aurait lieu au plus tôt été 2022, ça laisse du temps pour s'y préparer (et ne pas faire de repas si c'est trop contraignant). Mais je note que ça complique sérieusement la tâche

Je viens d'y penser, si un centre équestre/ferme équestre vient avec quelques poneys et propose des tours payants, comment ça se passe ? Peut-il garder ce qu'il a gagné, ou doit-on l'embaucher et le payer mais garder la recette ?

Quiebro13

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Posté le 23/10/2021 à 21h02

Je réponds avec ce que j'ai connu mais il y a 10 ans on se posait moins de questions d'assurance etc. . .

Mon centre équestre nous permettait nous à cavalier mineurs de faire le défilé en échange on promenait les enfants sur les poneys dans le parc ou l'événement avait lieu si je ne disais pas de bêtise c'était genre 2 euros le tours (pour le côté bien être animal les ok et vivaient en troupeau toute l'année et faisait ça 1 seule fois par an en dehors des cours de club classique)
Le centre équestre gardait évidement la recette

Mais du coup quel sera le programme de la journée qu'est ce qui va faire venir les gens ? S'il n'y a pas de spectacle et de repas ? Quelles seront les animations ?

Le covid clairement c'est compliqué parce que les mesures et obligations peuvent changer au dernier moment !
Genre tu vois la buvette il était imposé que les gens consommés à table mais en étant à 2m de distance (hormis pour les familles bien sur) mais du coup ça veut dire pas de piste de danse et le repas impossible de tenir ces distances . . .
Alors que genre 1 mois avant c'était ok

Puis tu peux pas tout acheter et te retrouver au dernier moment avec tout sur les bras

Si les gens viennent sur la journée comment vont ils se restaurer d'ailleurs ?

Cherchour

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Posté le 23/10/2021 à 22h51

Tu devras prévoir une déclaration à la préfecture, je crois que les contraintes ne sont pas les mêmes suivant les départements. Mais elles s’étaient alourdies suite aux attentats, ce qui explique en partie la disparition de certaines manifestations. Et je suppose qu’il y a encore d’autres contraintes avec le covid.

Je pensiez que la mairie pourra t’indiquer la marche à suivre pour les assurances et l’encadrement nécessaire (police municipale par exemple ?)

Pour les participants adhérents ou non, ça sera à toi de voir. A minima demander les assurances des cavaliers (licence ou autre) et rcpe. En tout cas c’est ce qu’on me demande régulièrement quand je vais sur des événements qui se déroulent dans l’espace public

Édité par cherchour le 23-10-2021 à 22h53



Louvecerise

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Posté le 24/10/2021 à 10h02

Généralement c'est l'assurance de l'asso qui couvre en cas d'accident pendant la manifestation (on peut checker les conditions avant en cas de doutes), vous n'en avez pas au niveau de l'asso ?
Sur toutes mes assos je n'en connais pas qui n'en aie pas: c'est souvent demandé quand on nous prête une salle ou qu'on organise une manifestation.
Ensuite, en fonction des conditions de l'assurance & co, ce ne sont pas forcément les diplômés qui sont responsables (s'ils font un cours oui, sinon c'est moins sûr), mais plus généralement l'orga (l'asso). La mairie est normalement un bon interlocuteur sur ces points.
Sur une manifestation extérieure il est parfois complexe de demander à tous d'adhérer à l'asso (et pas toujours souhaitable, à voir selon les statuts).
Pour le CE du coin, j'aurai tendance à dire qu'il fournit un service qui peut donner envie de venir à cette manifestation, donc les recettes lui reviennent, à voir si une "participation" est négociée au-delà d'un certain seuil ou s'il doit adhérer pour pouvoir venir (mais il taffe donc c'est normal que ça lui revienne).

Le covid c'est vraiment la nouvelle grande inconnue, bon courage avec ça. Prévoir des points de contrôle de pass si ce n'est pas levé d'ici-là ?
Il est aussi possible de négocier un "retour" avec certains magasins qui fournissent la nourriture, boisson, etc. pour limiter la potentielle casse.
Par exemple sur mon dernier "gros" évènement, on avait estimé à la louche les besoins en nourriture et boissons et le magasin chez qui on se fournissait reprenait les denrées non-périssables à court terme et emballées (cannettes, bouteilles, twix & co...), ça limitait les risques puisqu'on ne risquait des pertes que sur les sandwichs au final.

Sonntag

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Posté le 24/10/2021 à 12h15

quiebro13 Pour le programme de la journée, ce qui émergeait des discussions en off, avec des cavaliers du coin, c'était :
- matinée installation et arrivée des chevaux
- défilé dans les rues en début d'après-midi pour "lancer" le truc
- démonstrations de disciplines dans la carrière
- "modèles et allures" pour présenter les races présentes
- en parallèle de ça, balade à poney et en calèche
- repas du soir pour finir la journée

Le programme n'est clairement pas fixe, puisque rien n'est encore sûr. Je suis preneuse d'idées faciles à organiser et à mettre en place !
Sur les précédentes éditions avant covid, on avait du monde tout l'après-midi, qui venait par curiosité, le lieu étant situé en face du point baignade, à 10 min de marche du centre-ville (trottoir tout le long), parking gratuit à proximité immédiate donc accessible facilement pour le plus grand nombre. Le but n'est pas de "faire du chiffre" mais de se retrouver entre cavaliers et de partager un moment sympa ensemble vu que beaucoup d'entre nous avons nos chevaux à la maison donc peu d'occasions de se rencontrer et de sortir de sa routine !

cherchour Ca me semblait tellement évident que je ne l'ai même pas marqué
Mais oui, la déclaration en préfecture est prévue, au moins 30 jours avant la manifestation (surtout qu'il y aurait besoin de bloquer les rues pour le défilé !)

La mairie va être un incontournable ça c'est sûr, mais je n'imaginais même pas qu'ils pourraient me renseigner sur les assurances ! Par contre il n'y a pas de police municipale, je suppose qu'ils me mettront en contact avec la gendarmerie ou feront les démarches eux-même si besoin !

louvecerise Je n'y connais pas grand-chose en assurance, je ne sais pas du tout dans quels cas l'assurance de l'asso peut jouer ou non (si par exemple un cheval de l'un des cavaliers tape un autre cheval, ou blesse quelqu'un). Quand j'avais regardé les chiffres de l'asso en 2016-2017, je n'ai pas vu de budget assurance, il en existe peut-être (sûrement) une mais on ne m'en a jamais parlé d'où mes interrogations.

Je retiens pour le CE, ça me paraît plus logique qu'il garde ce qu'il a gagné, mais je me disais qu'il y avait peut-être des subtilités que je ne connaissais pas (notamment dans l'éventualité où on demanderait des subventions à la mairie).

J'irai voir les magasins et grandes surfaces du coin pour la nourriture, si une reprise des aliments emballés non consommés est envisageable ! Je ne savais même pas que dans certains cas c'était possible

Pour les aspects covid, je ne me précipite pas, les choses évoluent tellement vite que je me dis que d'ici l'été prochain la situation sera bien différente (en bien ou en pire !)
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